» اختصاصات الإدارة » أهداف الإدارة » نشأة الإدارة
اختصاصات الإدارة:
1- القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بشراء المواد والمعدات والأجهزة اللازمة وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة ، وذلك بالتشاور مع الجهات ذات العلاقة لتحديد الاحتياجات. وتتخذ في ذلك إجراءات الشراء اللازمة لتأمينها.
2- القيام بكافة المهام التنفيذية المتعلقة بمنافسات الخدمات والإنشاءات وفقاً للنظام والإجراءات المعتمدة ، والاشتراك مع الإدارة ذات العلاقة في إعداد المواصفات للمنافسات الخاصة باللوازم والمعدات وتحديد الكميات اللازمة وفقاً لاعتمادات الميزانية والتخطيط المسبق.
3- تنسيق طلبات الشراء بعد تلقيها من الجهات ذات العلاقة ، والبحث عن البائعين المناسبين داخل المملكة وخارجها ، والقيام بإجراءات الإعلان والدعوة للمنافسات ، وترتيب الاجتماعات مع المقاولين والمتعهدين والموردين والإجابة على استفساراتهم.
4- تنسيق استلام الأدوات والأجهزة وغيرها الواردة لمستودعات الجامعة من أجل تخزينها أو توزيعها على الكليات والإدارات حسب الحاجة وذلك بعد التأكد من مطابقتها للشروط والمواصفات المطلوبة ومراجعتها على أوامر التوريد.
5- تحرير العقود والعمل على توقيعها وإصدار أوامر الشراء للموردين وإحاطة الجهات ذوات العلاقة.
6- اتخاذ إجراءات تخليص البضائع الواردة عن طريق الجمارك ومتابعة عملية الشحن حتى وصول الأشياء مستودعات الجامعة.
7- إعداد عقود التنفيذ مع المؤسسات أو الشركات التي تتم الترسية عليها وذلك بالاشتراك مع الجهات الأخرى ذوات العلاقة وطبقاً للشروط والقواعد المنظمة وقرارات لجنة فحص العروض. واعتماد العقود من صاحب الصلاحية.
8- مراقبة ومراجعة أعمال أمناء المستودعات وإجراء المتابعة الدورية والتفتيش المفاجئ للتأكد من سلامة التخزين طبقاً للنظم والتعليمات وتوفير وسائل الأمن والسلامة.
9- اتخاذ إجراءات بيع الأصناف المستهلكة أو الراكدة أو غير الصالحة للاستعمال والاشتراك في اللجان المشكلة لهذا الغرض.
10- إعداد أوامر الصرف الخاصة بالمشتريات ومراجعتها وموافاة إدارة الشؤون المالية بها ومراجعة المستخلصات الواردة من الإدارة الهندسية.
11- تلقي طلبات صرف احتياجات الإدارات والكليات والعمادات من المستودعات واتخاذ الإجراءات اللازمة لذلك.
12- استكمال مستندات الشراء ومذكرات الفحص والاستلام ، وإرفاقها بمذكرة طلب التعويض أو الصرف قبل إحالتها للإدارة المالية بموجب استمارات صرف.
13- اتخاذ إجراءات فتح الاعتمادات المستندية لدى مؤسسة النقد العربي السعودي أو أحد البنوك التي تتعامل معها الجامعة والتعاون في ذلك مع إدارة الشؤون المالية ومراقبة هذه الاعتمادات.
14- وضع النظم السليمة للاحتفاظ بالضمانات الابتدائية والنهائية المقدمة للجامعة والعمل على مراقبتها بصفة مستمرة ومراعاة تجديدها قبل انتهاء صلاحيتها.
15- إعداد تقرير سنوي عن إنجازات الإدارة والمشاكل التي صادفتها وما اتخذ من إجراءات لعلاج تلك المشاكل ومقترحاتها لرفع مستوى الأداء في المرحلة المقبلة.
أهداف الإدارة :
تأمين احتياجات تلك الوحدة من المواد والمعدات والأجهزة والخدمات وأعمال البناء، وبالكميات والنوعيات المحددة وفي الوقت المحدد وبالسعر المناسب.
نشأة الإدارة:
أنشئت إدارة المشتريات والمستودعات عام 1393هـ وهي تتبع تنظيمياً وكيل الجامعة. وتهدف إلى تأمين كافة الاحتياجات الخاصة بوحدات الجامعة من كليات وإدارات وعمادات من المواد والآلات والأجهزة والمعدات والخدمات والأعمال الإنشائية بالكميات والنوعيات المطلوبة، وفي الوقت المحدد وبالسعر المناسب.